3.5.6 Archiefbeheer
Het gemeentearchief van Almelo
De gemeente Almelo is zorgdrager voor het gemeentelijke archief. Dit omvat zowel onze digitale informatie als de papieren dossiers in het depot op de eerste verdieping van het stadhuis. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid deze stukken in een goede, geordende staat te brengen en te houden. Ook moeten stukken als de bewaartermijn verstreken is op een juiste manier vernietigd worden of worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hiermee zorgen we ervoor dat het archief voor nu en in de toekomst veilig bewaard wordt en toegankelijk is.
Terugblik op 2025
- In 2025 is door het college een nieuwe gemeentearchivaris aangewezen. De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbewaarplaats en houdt toezicht op het beheer van de archiefstukken die nog niet overgebracht zijn.
- De bewerking van de archiefblokken 1960-2000 en 2001-2011 is afgerond. Tijdens dit project zijn alle papieren dossiers nagelopen, beschreven en opgeschoond. Nu dit is afgerond kan formele overbrenging plaatsvinden.
- De Roadmap Verbeterplan Archief Almelo is vastgesteld. In dit plan zijn alle stappen die de gemeente Almelo moet nemen om te voldoen aan de Archiefwet uitgewerkt en in de tijd weggezet. Ook is er een financiële onderbouwing opgenomen.
- Het project digitalisering bouwdossiers is gestart. De aanbesteding hiervoor heeft in 2024 plaatsgevonden. Dit project omvat het scannen van de collectie bouwdossiers van de gemeente (ongeveer 504 meter aan archiefmateriaal). De eerste batches zijn inmiddels voltooid en opgeleverd.
- Er is aandacht gekomen voor archivering en zaakgericht werken in het onboardingsprogramma voor nieuwe medewerkers. Ook worden meer nieuwe medewerkers getraind in het gebruik van het zaaksysteem.